در مقاله پیشین در مورد برنامه ریزی و ضرورت برنامه ریزی صحبت کردیم ؛ امروز قصد داریم در مورد اینکه ( چگونه برنامه ریزی کنیم )صحبت کنیم و راهکار های عملی در اختیار مخاطبانمان قرار دهیم .

“تغییراتی که انسان در زندگی خودش میتواند ایجاد کند آنهایی هستند که تدریجی ایجاد شده اند نه ناگهانی . به بیان عامیانه (سنگ بزرگ نشانه نزدن است )

چگونه شروع به برنامه ریزی کنیم ؟

ما برای پاسخ به این پرسش یک نقشه راه تعریف خواهیم کرد ؛ اصلی ترین قانون نقشه ما این است که باید مرحله به مرحله پیش روی کنیم و عجول نباشیم .

1.لیست تهیه کنید :

از شب قبل لیستی از کارهای روزانه روز بعد تهیه کنید

هدف ما از این مرحله بیرون آوردن برنامه ها و تصمیماتمان از مغز و پیاده کردن به روی کاغذ است .

وقتی برنامه هایمان را در مغزمان نگهداری میکنیم در حقیقت از مغز ( همان من دوم که در مقاله گذشته در مورد آن حرف زدیم ) به مغز (من اول) فرمان می دهیم ؛ در این حالت مغز ما عملکرد ضعیف تری دارد نسبت به زمانی که از چشم (لیست کار هایی که نوشتیم) به مغز فرمان می دهیم

الف) هر چیزی که به ذهنتان می رسد روی کاغذ بیاورید

ب) در ابتدا لیست کارهایتان را روزانه تهیه کنید نه هفتگی

حال ممکن است به این فکر کنید : چگونه بفهمیم لیست خوب و عملکرد خوبی داریم ؟

در پاسخ به این سوالتان باید بگوییم در یک و حتی دو هفته ابتدایی به پاسخ این پرسش فکر نکنید و صرفا هر شب قبل خواب بررسی کنید چه کارهایی از لیستتان انجام داده اید و چه کارهایی را نتوانستید انجام دهید و سپس لیست روز بعد را تهیه کنید .

پس از دو هفته برای پاسخ به این پرسشتان چگونه بفهمیم لیست خوب و عملکرد خوبی داریم ؟ قانون 80 ، 80 را به شما پیشنهاد می کنیم . قانون 80 ، 80 چیست ؟

قانون 80 ، 80 به ما می گوید اگر 80% کار هایی که لیست کرده ایم را انجام داده باشیم و اگر 80% تمام کار هایی که در طول روز انجام داده ایم در لیست ما باشد ؛ ما هم لیست خوبی تهیه کرده ایم هم عملکرد خوبی داشته ایم .

ج) از لیست های خود نگهداری کنید

در نهایت اگر لیست های شما دو یا سه هفته متوالی از قانون 80،80 پیروی کرد ؛ میتوانید به مرحله بعد بروید

2.چک لیست تهیه کنید :

در پایان روز لیست کار های روزانه خود را چک کنید ؛ یعنی کنار کارهایی که انجام داده ایم علامت (√) و در کنار کارهایی که انجام نداده ایم علامت (×) می زنیم

الف) گام به گام در تهیه لیست و چک کردن لیست خود دقیق تر شوید یعنی بیشتر کارهایتان را در چک لیست بیاورید .

ب) کار هایی را که انجام نداده اید دوباره بنویسید (دقیقا عین مشق) تا کم کاری ذهنتان را برایش یادآوری کنید (البته یک بار نوشتن کافیست چندین بار ننویسید)

ج) سیستم پاداش و جزا بسازید : بر اساس عملکردتان برای خود پاداش و جزا را پیاده کنید . پاداش و جزا برای هر کس منحصر به فرد خودش است و درست برقرار کردن این سیستم پاداش و جزا هنر ظریفی است.

 قصد داریم در مقاله ای دیگر به طور مفصل در مورد تشویق و تنبیه های موثر و مفید صحبت کنیم

3. به کارهای چک لیست خود اولویت دهید:

این سوال برایمان پیش می آید که چه زمانی آمادگی این را داریم که به کار های چک لیستمان اولویت دهیم؟ توصیه و تاکید ما بر صبور بودن شماست و در روند نرمال نقشه راه ما بعد از چند ماه (بین 1 تا 3 ماه در صورت نیاز حتی بیشتر) اگر 80% روز های ما از قانون 80،80 پیروی می کرد می توانیم به کار های چک لیست خود اولویت دهیم .

سوال بعدی پیش روی ما این است که چگونه به کار های چک لیستمان اولویت دهیم؟ پیشنهاد ما به شما این است که کارهایتان را به 3 دسته تقسیم کنید کارهایی که در گروه اولویت های 1 قرار می گیرند و کارهایی که در گروه اولویت های 2 و 3 قرار می گیرند .

کارهایی که در گروه اولویت های 1 قرار میگیرند تا پایان روز قطعا باید انجام شده باشند و در صورتی کارهای گروه اولویت های 3 را انجام میدهیم که گروه 1 و 2 انجام شده باشند.

در طی یک بازه زمانی مناسب سعی کنید اولویت های گروه 2 و 3 را نیز انجام دهید .

هنگامی که 2 یا 3 ماه متوالی توانستید اولویت های 2 و 3 را انجام شما شما آماده رفتن به مرحله بعدی هستید .

4. به کار های چک لیست خود بازه زمانی بدهید :

در ابتدا به کار های چک لیست خود بازه زمانی ساعتی ندهید ؛ یعنی کار های خود را به بازه های زمانی صبح ، ظهر ، عصر و شب تقسیم کنید

توجه کنید که ما از ابتدای نقشه راهمان تمایلی به تعیین بازه زمانی برای مسیر شما نداشتیم . هدف ما این بود که شما را به این مرحله برسانیم ؛ بعد از این مرحله شما توانایی تشخیص این را خواهید داشت که کی باید به مرحله بعدی بروید .

توصیه همیشگی ما را تا پایان راه فراموش نکنید که عجلول نباشید .

5. به کارهای چک لیست خود ساعت شروع دهید:

الف) در اوایل راه برای ساعت شروع کار ها دقیقه تعیین نکنید (مثلا ننویسید 9:40)

ب) ساعت پایان کار ها را تعیین نکنید

ج) به کارها (√) و (×) دوباره دهید ؛ این بار برای انجام کار ها در ساعت شروع تعیین شده .

6. بازه انجام کار ها را ببندید :

دوستان عزیزم اگر تا این مرحله نقشه راه (چگونه برنامه ریزی کنیم) همراه ما بودید باید بگوییم که شما به موفقیت بزرگی دست یافته اید ؛ و در راه توسعه فردی خویش گام های بزرگی برداشته اید . در حقیقت شما به بهترین نسخه خود تبدیل شده اید چرا که 1. تعداد کار های بیشتری انجام می دهید 2. کار ها و زندگی تان با کیفیت تر از گذشته است 3.در واحد زمان فرد موفق تری هستید یعنی زودتر به اهداف خود می رسید . توجه کنید رسیدن به این زمان بر می باشد و این زمان بر بودن این مسیر هست که آن را تبدیل به عادت و یک سبک زندگی می کند .

در آخر به این 2 نکته برای بهبود برنامه ریزی هایتان توجه کنید :

گاهی ممکن است همیشه در قالب برنامه و نظم بودن به شما احساس خستگی بدهد یا فکر برای خودتان و حال دلتان زندگی نمی کنید ؛ برای جلوگیری از این اتفاق در برنامه ریزی روزانه یا در آخر هفته زمانی را صرفا برای خودتان اختصاص دهید و به کارهایی بپردازید که از انجام دادنشان لذت می برید

و نکته آخر

فضای مجازی و وب گردی شما را تبدیل به افراد لحظه ای می کند یعنی ممکن است هر محتوای تصادفی که در فضای مجازی میبینید مغز شما را در لحظه به فضای دیگری می برد پس مراقب فضای مجازی باشید و در طول روز در زمان هایی خاص و کوتاه به این کار بپردازید .