در یکی از نوشته های قبلی در مورد برنامه ریزی و ضرورت برنامه ریزی صحبت کردیم؛ در این نوشته قصد داریم در مورد اینکه چگونه برنامه ریزی کنیم صحبت کنیم و راهکارهای عملی در اختیار شما قرار دهیم.

چگونه شروع به برنامه ریزی کنیم ؟

ما برای پاسخ به این پرسش یک نقشه راه تعریف خواهیم کرد ؛ اصلی ترین قانون نقشه ما این است که باید مرحله به مرحله پیش روی کنیم و عجول نباشیم. پس به ترتیب قدمها را مطالعه کنید و سعی کنید که آنها را اجرا کنید تا به مهارت بالایی در برنامه ریزی برسید.

لیست تهیه کنید:

از شب قبل لیستی از کارهای روزانه روز بعد تهیه کنید

هدف ما از این مرحله بیرون آوردن برنامه ها و تصمیماتمان از مغز و پیاده کردن به روی کاغذ است.

وقتی برنامه هایمان را در مغزمان نگهداری میکنیم در حقیقت از مغز (همان من دوم که در مقاله گذشته در مورد آن حرف زدیم) به مغز (من اول) فرمان می دهیم ؛ در این حالت مغز ما عملکرد ضعیف تری دارد نسبت به زمانی که از چشم (لیست کار هایی که نوشتیم) به مغز فرمان می دهیم.

برای نوشتن لیست بهتر لطفا نکات زیر را رعایت کنید.

الف) هر چیزی که به ذهنتان می رسد را روی کاغذ بیاورید.

ب) در ابتدا لیست کارهایتان را روزانه تهیه کنید نه هفتگی.

ج) از لیست های خود نگهداری کنید.

حال ممکن است به این فکر کنید : چگونه بفهمیم لیست خوب و عملکرد خوبی داریم؟

در پاسخ به این سوالتان باید بگوییم در یک و حتی دو هفته ابتدایی به پاسخ این پرسش فکر نکنید و صرفا هر شب قبل خواب بررسی کنید چه کارهایی از لیستتان انجام داده اید و چه کارهایی را نتوانستید انجام دهید و سپس لیست روز بعد را تهیه کنید.

پس از دو هفته برای پاسخ به این پرسشتان چگونه بفهمیم لیست خوب و عملکرد خوبی داریم ؟ قانون 80 ، 80 را به شما پیشنهاد می کنیم. قانون 80 ، 80 چیست ؟

قانون 80 ، 80 به ما می گوید اگر 80% کار هایی که لیست کرده ایم را انجام داده باشیم و اگر 80% تمام کار هایی که در طول روز انجام داده ایم در لیست ما باشد، ما هم لیست خوبی تهیه کرده ایم هم عملکرد خوبی داشته ایم.

در نهایت اگر لیست های شما دو یا سه هفته متوالی از قانون 80،80 پیروی کرد ؛ میتوانید به مرحله بعد بروید.

چک لیست تهیه کنید:

در پایان روز لیست کارهای روزانه خود را چک کنید؛ یعنی کنار کارهایی که انجام داده ایم علامت (√) و در کنار کارهایی که انجام نداده ایم علامت (×) میزنیم.

الف) گام به گام در تهیه لیست و چک کردن لیست خود دقیق تر شوید یعنی بیشتر کارهایتان را در چک لیست بیاورید.

ب) کارهایی را که انجام نداده اید دوباره بنویسید (دقیقا عین مشق) تا کم کاری ذهنتان را برایش یادآوری کنید (البته یک بار نوشتن کافیست چندین بار ننویسید)

ج) سیستم پاداش و جزا بسازید: بر اساس عملکردتان برای خود پاداش و جزا را پیاده کنید. پاداش و جزا برای هر کس منحصر به فرد خودش است و درست برقرار کردن این سیستم پاداش و جزا هنر ظریفی است.

به کارهای چک لیست خود اولویت دهید:

این سؤال برایمان پیش می آید که چه زمانی آمادگی این را داریم که به کار های چک لیستمان اولویت دهیم؟

توصیه و تاکید ما بر صبور بودن شماست و در روند نرمال نقشه راه ما بعد از چند ماه (بین 1 تا 3 ماه در صورت نیاز حتی بیشتر) اگر 80% روز های ما از قانون 80،80 پیروی می کرد می توانیم به کار های چک لیست خود اولویت دهیم.

سؤال بعدی پیش روی ما این است که چگونه به کار های چک لیستمان اولویت دهیم؟ پیشنهاد ما به شما این است که کارهایتان را به 3 دسته تقسیم کنید کارهایی که در گروه اولویت های 1 قرار می گیرند و کارهایی که در گروه اولویت های 2 و 3 قرار می گیرند.

کارهایی که در گروه اولویت های 1 قرار میگیرند تا پایان روز قطعا باید انجام شده باشند و در صورتی کارهای گروه اولویت های 3 را انجام میدهیم که گروه 1 و 2 انجام شده باشند.

در طی یک بازه زمانی مناسب سعی کنید اولویت های گروه 2 و 3 را نیز انجام دهید.

هنگامی که 2 یا 3 ماه متوالی توانستید اولویت های 2 و 3 را انجام دهید شما آماده رفتن به مرحله بعدی هستید.

به کارهای چک لیست خود بازه زمانی بدهید:

در ابتدا به کارهای چک لیست خود بازه زمانی ساعتی ندهید؛  یعنی کار های خود را به بازه های زمانی صبح ، ظهر ، عصر و شب تقسیم کنید

توجه کنید که ما از ابتدای نقشه راهمان تمایلی به تعیین بازه زمانی برای مسیر شما نداشتیم. هدف ما این بود که شما را به این مرحله برسانیم ؛ بعد از این مرحله شما توانایی تشخیص این را خواهید داشت که کی باید به مرحله بعدی بروید.

توصیه همیشگی ما را تا پایان راه فراموش نکنید !

به کارهای چک لیست خود ساعت شروع دهید:

الف) در اوایل راه برای ساعت شروع کارها دقیقه تعیین نکنید (مثلا ننویسید 9:40)

ب) ساعت پایان کار ها را تعیین نکنید

ج) به کارها (√) و (×) دوباره دهید؛ این بار برای انجام کارها در ساعت شروع تعیین شده.

بازه انجام کارها را ببندید:

دوستان عزیزم اگر تا این مرحله نقشه راه (چگونه برنامه ریزی کنیم) همراه ما بودید باید بگوییم که شما به موفقیت بزرگی دست یافته اید ؛ و در راه توسعه فردی خویش گام های بزرگی برداشته اید. در حقیقت شما به بهترین نسخه خود تبدیل شده اید چرا که

1. تعداد کار های بیشتری انجام می دهید

2. کارها و زندگی تان با کیفیت تر از گذشته است

3.در واحد زمان فرد موفق تری هستید یعنی زودتر به اهداف خود می رسید.

توجه کنید رسیدن به این مرحله زمان بر می باشد و این زمان بر بودن این مسیر هست که آن را تبدیل به عادت و یک سبک زندگی می کند.

در آخر به این 2 نکته برای بهبود برنامه ریزی هایتان توجه کنید :

گاهی ممکن است همیشه در قالب برنامه و نظم بودن به شما احساس خستگی بدهد یا فکر کنید برای خودتان و حال دلتان زندگی نمی کنید؛ برای جلوگیری از این اتفاق در برنامه ریزی روزانه یا در آخر هفته زمانی را صرفا برای خودتان اختصاص دهید و به کارهایی بپردازید که از انجام دادنشان لذت می برید.

و نکته آخر

فضای مجازی و وب گردی شما را تبدیل به افراد لحظه ای می کند یعنی ممکن است هر محتوای تصادفی که در فضای مجازی میبینید مغز شما را در لحظه به فضای دیگری می برد پس مراقب فضای مجازی باشید و در طول روز در زمان هایی خاص و کوتاه به این کار بپردازید.